Resume pert 4 - Eksport Import Contact

Perkuliahan Jumat, 30 Spetember 2011

Dalam Ms.Outlook yang dibahas dalam pertemuan keempat ini adalah contoh cara eksport import kontak yang ada didalam Ms.Outlook kita ke account email lain seperti yang dicontohkan disini adalah account gmail.

Tujuan IMPORT kontak adalah untuk membuat atau menyimpan file kontak yang outlook menjadi kebentuk excel sehingga nantinya akan dimasukkan kedalam gmail dan hal itulah yang disebut dengan IMPORT.

Yang pertama dimulai dari eksport kontak, tahap-tahapnya adalah :

1. Buka Ms.Outlook

2. Pilih menu FILE pada bar

3. Kemudian pilih "eksport and import" sehingga menampilkan menu eksport and import wizard seperti gambar berikut

4. Pilih Eksport to a file *Next*

5. Pilih "Comma separated value (DOS)" *Next*

6. Pilih "Contact" *Next*

7. Simpan kontak tersebut kedalam folder atau didrive yang anda inginkan *Ok*

8. Pilih "Map custom fields" *Next*

9. Sehingga mengeluarkan seperti gambar berikut kemudian pilih "finish"

10. Jangan lupa memberikan tanda centang dalam kolom "Eksport contact from folder contact" *Finish*

Setelah melakukan eksport kontak sekarang adalah mengimport kontak yang kita eksport dari Ms.Outlook tadi kedalam account gmail, dan berikut ini adalah tahap-tahapnya :

1. Buka account gmail anda

2. Kemudian pilih menu "Contact" seperti pada gambar berikut

3. Pilih menu "More" (Inggris Mode) atau "Selengkapnya" (Indonesia Mode) seperti gambar berikut ini

4. Perintah tersebut kemudian akan menampilkan menu yang meminta anda untuk memilih file kontak yang telah anda simpan tadi.

5. Pilih "Choose" dan pilih menu kontak difile yang anda simpan tadi

6. Kemudian klik "import"

7. Setelah itu kontak anda akan bertambah

Sekian ^,^ Link : Ayuningtyas, Dosen KPK STIKOM Surabaya

Resume pert 3 - Schedule dan Mengirim Kalender di Outlook

23 September 2011

Hari ini dikelas mempelajari tentang : 1. Membuat schedule di M.Outlook 2. Mengirim calender ke teman melalui email Berikut adalah langkah-langkah membuat schedule dalam outlook

1. Klik menu calender disebelah kiri bawah
2. Kemudian memilih tampilan kalender dalam bentuk harian (Daily), mingguan (Weekly) atau bulanan (Monthly)
3. Jika tampilan bulanan akan membentuk kotak-kotak
4. Klik kotak untuk memasukkan jadwal
5. Pada kolom subject masukkan nama jadwal misalnya : Kuliah
6. Kolom location adalah untuk menulis tempat jadwal akan dilaksanakan
7. Start time : pilih jam kegiatan yang akan dilaksanakan dan End tima : selesai kegiatan tersebut
8. Kita juga dapat mengkategorikan kegiatan tersebut kedalam bentuk warna dengan memilih "CATEGORIZE"
9. Tambahkan menu "RECURRENCE Adalah untuk membuat jadwal kegiatan tersebut lebih dari sehari
10. "Recurrence patern" adalah untuk memilih kegiatan akan dilaksanakan setiap hari, minggu atau setiap bulan
11. "Range of Recurrence" adalah untuk menge-SET kapan kegiatan tersebut akan berlangsung (Periode)
12. Pilih "NO END DATE" jika kegiatan akan berlangsung selamanya atau belum mengetahui berakhirnya, "END AFTER" untuk memasukkan banyaknya hari kegiatan dilaksanakan atau "END BY" untuk menentukan tanggal berakhirnya kegiatan.

Langkah mengirim kalender keteman adalah :

1. Pada kolom sebelah kiri terdapat menu pilihan : "SEND A CALENDER VIA EMAIL"
2. Klik menu tersebut untuk mengirim kalender keteman
3. menu "DATE RANGE" adalah untuk memasukkan seberapa lama hari yang akan kita kirimkan keteman
4. Pilih today : untuk anya hari ini atau 3o day : untuk sebulan kedepan
5. Klik OK
6. Masukkan alamat teman yang akan kita kirim kalender
7. Klik "SEND"

Kalender (jadwal) yang telah dikirim akan kita terima dengan menarik email masuk dan kemudian klik "OPEN THIS CALENDER" untuk menampilkan THE END ^,^

Ayuningtyas, Dosen KPK Stikom Surabaya

Resume Pert 2 - Ms.Outlook

Pada pertemuan kedua kelas DIII Komputerisasi perkantoran dan Kesekretariatan STIKOM Surabaya membahas beberapa hal dalam microsoft outlook, jika dalam pertemuan pertama telah membahas cara membuat dan setting gmail dalam outlook hari pada pertemuan kedua lebih membahas mengenai pengaturan email yang kita gunakan.

Pengaturan tersebut adalah seperti menambah kontak kedalam kontak list outlook, membuat signature dalam gmail, dan memasang filter dalam gmail.

Langkah-langkah membuat signature :

Klik gambar gear dipojok kanan atas Pilih “mail setting”

Akan keluar halaman " GENERAL" seperti gambar berikut

Pada kolom signature masukan sign yang diinginkan

Klik "save changes"

Klik "save changes"

Langkah - langkah membuat filter :

1. Pilih label "Filters" untuk menampilkan halaman filter
2. Pilih "Create filter"
3. Akan muncul kolom dibagian atas "Choose search criteria specify the criteria you'd like to use for determining what to do with a message as it arrives.
4. Use "Test Search" to see which messages would have have been filtered using these criteria. message in Spam and Trash will not be searched, Isi form dengan nama pengirim email
5. Klik next
6. Pilih tindakan yang diinginkan terhadap email tersebut
7. Kemudian pilih "Created filter"

The End ^,^ Ayuningtyas Dosen Komputer III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan STIKOM Surabaya

Resume pert 1 - Email

Dalam pertemuan pertama ini kelas membahas tentang email dan penjadwalan, email dan penjadwalan disini adalah tentang membuat jadwal dan mengaturnya dalam email dapat disebut juga Manajemen Jadwal.

Manajemen jadwal memiliki 3 point yaitu : mengatur waktu dapat dilihat dari cara seseorang menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu yang ditentukan dan hal ini berkaitan dengan tingkat kedewasaan seseorang sehingga dapat disebut profesional. Penjadwalan yang dibahas dalam perkuliahan di kelas komputerisasi perkantoran dan kesekretariatan STIKOM adalah penjadwalan dengan menggunakan "Microsoft Outlook" yang pengaturannya harus dilakukan secara online. Online atau koneksi ada dua yaitu : 1. Discontinuous -> Dial Up 2. Continous -> Lease Line / Dedicated Gambaran koneksinya dapat dilihat seperti gambar berikut ini: Dalam penggunaan email terdapat beberapa kode etik atau kesopanan ber-email, sikap yang harus diperhatikan didalam mengirim dan menerima email adalah sebagai berikut: 1. Dalam dunia email teks yang diketik dengan menggunakan huruf besar berarti teriakan ( shouting ) dan beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar. 2. Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan hal penting 3. Penekanan juga dapat menggunakan bold atau *asterik* 4. Memforward : harus selalu menuliskan referensi sumbernya dan bagaimana memperoleh kopiannya. 5. Jangan melakukan forward ke mailing list tanpa seijin penulis asalnya 6. Tindakan tidak layak via email (dan tidak hanya terbatas kepada hal berikut) ; memposting sesuatu yang melanggar hukum dalam sebuah sistem. 7. Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk pesan pribadi maupun untuk umum. 8. Mengirimkan pesan yang memungkinkan kerusakan ditempat penerima 9. Pengiriman surat berantai atau menyebarkan surat pribadi. 10. Tindakan - tindakan yang menyebabkan terganggunya jaringan komputer. Link Ayuningtyas : Dosen komputer III KPK STIKOM Surabaya