Kamu tau?

Kamu tak kan tau rasanya karena kamu tidak ikut berada diposisi itu

Kamis, 22 September 2011

Resume pert 2 - Office Automation System

Sekilas Tentang Office Automation System (OAS).

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO), ia merupakan usaha yang dilakukan untuk mengotomatisasi kegiatan yang ada di kantor. Tujuan akhir dari OAS ini adalah mengurangi penggunaan kertas (paperless), peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas kerja. Untuk mencapai tujuan OAS digunakan penggabungan berbagai teknologi IT (teknologi komputer dan internet).

OAS dimulai tahun 1960-an, ketika IBM mulai memasarkan komputernya kemudian OAS mulai berkembang tahun 1970-an. OAS mencakup semua sistem komunikasi formal & informal dari orang didalam maupun diluar perusahaan. Secara garis besar OAS mencakup penggunaan :

  1. Komunikasi informasi
  2. Sistem elektronik (penggunaan komputer dan pelengkapnya)
  3. Penggunaan internet

Sebagai contoh negara yang telah memperoleh manfaat dari OAS adalah India. India telah membangun suatu jaringan komputer nasional yang murah, menghubungkan 430 distrik. Tersedianya jaringan ini memungkinkan proyek-proyek besar tentang piranti lunak dapat dikejakan bersama-sama dan diorganisasikan dengan menggunakan electronic mail dan pertukaran data. Dampak lainnya adalah perusahaan-perusahaan piranti lunak India saat ini juga melakukan pengambangan-pengambangan piranti lunak paket yang kemudian dipublikasikan oleh perusahaan-perusahaan Amerika.

Maknanya adalah salah satu komoditi India adalah piranti lunak tingkat dunia dan dikerjakan oleh orang-orang yang tidak saling ketemu secara fisik, geografis berjauhan tetapi pekerjaan tetap selesai dengan sinergis.

Beberapa OAS, antara lain:

1. Electronic Publishing system : Yang termasuk kedalam sistem ini adalah wordprocessing dan desktop publishing. Beberapa software Word Processing antara lain: Ms-Word, Corel, Word Perfect. Kegunaannya untuk membuat berbagai dokumen kantor, memo, mencetak dan menyimpannya bila diperlukan. Sedangkan softawre Desktop publisihing seperti: Adobe Pagemaker, Corel VENTURA, Microsoft Publisher digunakan untuk membuat surat kabar, brosur, majalah atau buku.

2. Electronic Communication system

Termasuk kedalam sistem komunikasi elektronik adalah:

1. E-mail,

2. Voice mail,

3. Sms (short message send melalui hp atau internet)

4. Facsimile

5. Videoconference

3. Electronic Collaboration system :

Elektronik kolaborasi sistem adalah sistem yang mendukung dan memungkinkan komunikasi, koordinasi dan kolaborasi antara orang-orang, proses proyek dan tim dalam organisasi dan untuk cross-organisasi digunakan secara signifikan berubah dibawah pengaruh teknologi Web 2.0 dan perangkat lunak sosial. Pasar kolaborasi elektronik terdiri dari berbagai sistem yang menawarkan berbagai macam fitur. Pendekatan klasifikasi disajikan yang mengklasifikasikan sistem kolaborasi elektronik dengan demikian struktur pasar kolaborasi beragam. Sistem kolaborasi dievaluasi dan dibandingkan dengan menggunakan seperangkat kriteria evaluasi yang memungkinkan untuk penilaian semua tugas kolaborasi utama. Jadi kelengkapan sistem serta fokus utama dari penerapan sistem kolaborasi individu ditentukan.

Sistem ini dibuat untuk menangani pekerjaan dalam bentuk tim yang dibatasi oleh jarak dan tersambung dalam satu jaringan. Pekerjaan tetap dapat dilakukan melalui:

1. Electronic meeting misal melalui: Yahoo messeger, Meebo

2. Collaborative work systems and

3. Teleconferencing

Para pengguna dalam menyelesaikan pekerjaannya tidak harus bertemu dan bertatap muka secara fisik. Beberapa pekerjaan yang biasa dilakukan dengan Electronic Collaboration antara lain: update schedules and plans, cooperate on projects, and share information, discussion.

4. Image Processing system.

Pengolahan citra adalah setiap bentuk pengolahan sinyal dimana input adalah gambar, seperti foto atau video bingkai, sedangkan output dari pengolahan gambar dapat berupa gambar atau sejumlah karakteristik atau parameter yang berkaitan dengan gambar. Kebanyakan gambar-teknik pemrosesan melibatkan atau memperlakukan foto sebagai dimensi dua sinyal dan menerapkan standar-teknik pemrosesan sinyal untuk itu, biasanya hal tersebut mengacu pada pengolahan gambar digital,tetapi dapat juga digunakan untuk optik dan pengolahan gambar analog. Akuisisi gambar atau yang menghasilkan gambar input di tempat pertama disebut sebagai pencitraan.

Pengolahan citra merupakan proses pengolahan dan analisis citra yang banyak melibatkan persepsi visual. Proses ini mempunyai ciri data masukan dan informasi keluaran yang berbentuk citra. Istilah pengolahan citra digital secara umum didefinisikan sebagai pemrosesan citra dua dimensi dengan komputer. Dalam definisi yang lebih luas, pengolahan citra digital juga mencakup semua data dua dimensi. Citra digital adalah barisan bilangan nyata maupun kompleks yang diwakili oleh bit-bit tertentu.

Sistem ini ditujukan untuk mengkonversi teks, gambar dan photo ke komputer dalam bentuk digital. Bentuk digital ini dapat diedit, disimpan dan dicetak setiap saat sesui keinginan users. Termasuk kedalam sistem ini adalah: manajemen dokumen elektronik, grafik presentasi dan multimedia. Peralatan yang digunakan untuk membuat image processing antara lain:

1. scanners,

2. digital cameras,

3. video capture cards, or

4. Advanced graphic computers.

Dokumen-dokumen yang sering menggunakan ‘image processing” antara lain:

1. Document medical records

2. Dental records

3. Mortgage applications/permohonan obligasi.

Beberapa software yang beredar dipasaran antara lain: Microsoft Power Point, Lotus Freelance Graphics, and SPC Harvard Graphics.

Fungsi Pengolahan Citra ( Image Processing)

1. Pengolahan citra memiliki beberapa fungsi, diantaranya adalah digunakan sebagai proses memperbaiki kualitas citra agar mudah diinterpretasi oleh manusia atau computer

2. Digunakan untuk Teknik pengolahan citra dengan mentrasformasikan citra menjadi citra lain, contoh : pemampatan citra (image compression)

3. Sebagai proses awal (preprocessing) dari komputer visi.

Office Management system

Sistem ini digunakan untuk membuat, mengedit dan mengalokasikan berbagai aktivitas manajemen organisasi serta memindahkan kegiatan yang tadinya dilakukan secara manual menjadi kegiatan elektronik. Yang termasuk kedalam sistem ini antara lain: Pelengkap kantor elektronik, Jadwal Elektronik dan tugas-tagas manajemen, seperti:

1. Mengorganizing orang-orang

2. Menyajikan data dan daftar project

3. Penanggalan data bisnis

4. Pengaturan janji

5. Pengaturan catatan

6. Informasi contact client

Keuntungan dan Kerugian Menggunakan OAS

Pada bagian di atas telah diinformasikan penggunaan OAS akan berdampak pada sharing berbagai peralatan dan software. Beberapa manfaat atau keuntungan yang akan didapat bila menggunakan OAS antara lain:

1. Pengurangan biaya software

2. Pengurangan biaya peralatan (printer, fax, scanner, media penyimpan,...)

3. Pengurangan penghentian kerja

4. Peningkatan kecepatan kerja (hemat waktu)

5. Peningkatan keamanan data sesuai level security

6. Peningkatan akurasi data

7. Kemudahan pengontrolan hasil kerja

8. Kemudahan akses informasi bagi pimpinan

9. Kemudahan akses bagi klien/pihak luar tentang informasi tertentu

Kelemahan:

1. Investasi lebih tinggi bila dibandingkan tidak menggunakan OAS

2. Peningkatan produktivitas kerja bagi pegawai yang skill dan daya saing perusahaan.

Disamping ada keuntungan penggunaan OAS, maka ada juga bebrapa kerugian penggunaan OAS antara lain:

1. Bagi pegawai yang unskill akan menimbulkan rasa takut kehilangan pekerjaan dan frustasi yang semakin tinggi bagi pegawai yang unskill.

2. Rasa tidak memiliki akan semakin tinggi, karena data semakin transparan terutama pada pimpinan yang lebih tinggi.

3. Hanya pegawai yang skill yang dapat bekerja pada kantor yang menggunakan OAS.

4. Investasi lebih rendah bila dibandingkan dengan kantor yang menggunakan OAS.

5. Strategi Penerapan OAS

Untuk menerapkan OAS ada beberapa strategi yang disarankan, antara lain:

1. Sediakan agen perubahan, dimana agen ini memiliki informasi yang lebih tentang OAS dan komputer

2. Sediakan berbagai sumber referensi tentang OAS, komputer dan internet.

3. Sediakan sumber daya komputer

4. Latih beberapa orang lainnya sebagai agen perubahan iklim kerja dari manual ke otomatis (menggunakan OAS)

5. Sediakan akses kesumber daya informasi yang ada (data, software dan hardware)

6. Sediakan perlengkapan non komputer

7. Gunakan berbagai fasilitas OAS secara perlahan-lahan.

Kesimpulan

Bagi perusahaan yang ingin menerapkan OAS hendaklah memperhatikan kemampuan SDM dan kemampuan keuangan perusahaan untuk menyediakan peralatan OAS. Penggunaan OAS untuk jangka panjang akan mendatangkan berbagai keuntungan serta meningkatkan pelayanan pada konsumen dan akhirnya akan meningkatkan daya saing perusahaan tersebut

Daftar Pustaka

2007. Slide Office Virtual, Gunadarma Univ.

Grantham, Lisa. 1995. Justifying office automation: 1995. MCB UP Ltd

Kallaus, Norman F and Keeling, B Lewis. 1987. Administrative Office Management. Ninth Edition. South-Western Publ. Co. Cincinati.

http://www.elektroindonesia.com/elektro/no7a.html http://www.elektroindonesia.com/elektro/no7a.html http://www.bookrags.com/Paperless_office http://jihanfaruqbamukrah.blogspot.com/2010/05/pengertian-pengolahan-citra-image.html http://ieeexplore.ieee.org/Xplore/login.jsp?url=http%3A%2F%2Fieeexplore.ieee.org%2Fiel5%2F5738444%2F5740398%2F05740455.pdf%3Farnumber%3D5740455&authDecision=-203 http://edohwulandari14.blogspot.com/2009/01/materi-office-automation-system.html diakses 21 september Erwin Sutomo Dosen Otomasi Perkantoran DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan STIKOM

2 komentar: